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Les avantages d'Office 365 : lever les idées reçues sur le mode SaaS

Simple suite Office ? Solution onéreuse ? Vulnérabilité des données ? Engagement ? Complexité de mise en œuvre ? Balayons ensemble les idées reçues sur Office 365.

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5 Idées reçues sur Office 365

Idée reçue #1 - Office 365 c'est juste une licence Office dans le cloud !

Contrairement à ce que son nom laisse penser, Office 365 ce n'est pas qu'une suite Office. En effet, en plus du pack Office, la suite intègre la messagerie Exchange Online, l'espace de stockage en ligne One Drive et les outils collaboratifs Skype for Business (anciennement Lync), Yammer et SharePoint.

Vous pouvez également ajouter des modules additionnels comme Visio, Project ou Power BI.

Enfin, votre compte Office 365 vous permet d'installer la suite Office en client lourd sur 5 périphériques, vous pouvez donc travailler sur vos documents même en mode hors ligne.

1 - Office 365 c'est juste une licence Office dans le cloud !

Idée reçue #2 - Office 365 c'est cher !

Il est compliqué de comparer le coût d'une suite Office 365 complète à celui des outils on-premise équivalents. A titre d'exemple, un abonnement Exchange Online coûte 40,80€/an/utilisateur et offre à vos collaborateurs les mêmes fonctionnalités qu'un serveur Exchange standard. Néanmoins, au prix de la licence serveur perpétuelle (1287.80€), il faut ajouter les licences d'accès client, et le temps alloué à l'intégration et à la maintenance du serveur... ces derniers coûts étant complexes à estimer.

Il existe toutefois 2 produits qu'il est simple de mettre côte à côte : Office 365 Business et Office 2016 standard, ces 2 suites proposant les mêmes logiciels, avec la possibilité de les installer en client lourd sur les postes de travail.
En termes de fonctionnalités, Office 365 Business présente 2 atouts par rapport à la suite on-premise :

  • - One Drive, l'espace de stockage, qui vous permet de conserver jusqu'à 1 To de données dans le cloud pour chaque utilisateur,
  • - L'installation multi-terminaux, la suite pouvant être installée sur 5 pc distincts afin de répondre aux enjeux de mobilité et de télétravail.

En matière de prix, Office 365 Business coûte 105,60€/an tandis qu'Office 2016 Standard avec Software Assurance est vendu 713,27€. Il faudrait donc conserver la licence perpétuelle pendant au moins 7 ans pour qu'elle soit plus rentable que la version par abonnement.
« Oui, mais si je n'ai pas besoin d'une version d'Office à jour (et donc de la Software Assurance) ? »
Dans ce cas vous investirez dans une licence Office sans SA à 451,53€ qu'il vous faudra conserver pendant plus de 4 ans pour rentabiliser. 4 années pendant lesquelles vous n'aurez pas accès aux mises à jour...
Enfin, si vos collaborateurs utilisent plusieurs postes de travail, vous devrez acheter une licence Office pour chacun de ces postes, tandis qu'un seul compte Office 365 couvrira jusqu'à 5 terminaux pour un même utilisateur !

2 - Office 365 c'est cher !

Idée reçue #3 - Office 365 me rend captif de Microsoft !

« Une fois engagé dans un plan Office 365, je serai obligé de payer mes licences chaque mois, je serai donc captif de l'éditeur. »

Il est vrai que, comme tout abonnement, vos licences Office 365 vous serons facturées à échéances régulières (mensuelles ou annuelles). Toutefois, là où l'investissement important induit par l'achat de logiciels on-premise vous obligeait à conserver vos licences pour les amortir, Office 365 est disponible sans engagement. En payant vos licences mensuellement, vous avez donc la possibilité de résilier tout ou partie de vos abonnements d'un mois sur l'autre. Et en plus de varier le nombre de vos licences, vous pouvez également changer de plan pour ajouter ou enlever des modules applicatifs. Vous pouvez donc ajuster vos licences à votre effectif ou à la saisonnalité de votre activité et ainsi optimiser vos coûts.

Enfin, il reste bien entendu possible de résilier vos abonnements pour retourner à l'ancien modèle.

3 - Office 365 me rend captif de Microsoft !

Idée reçue #4 - Office 365 rend mes données vulnérables !

« Avec Office 365, mes données ne m'appartiennent plus, elles sont dans le cloud et deviennent vulnérables aux menaces. »

Vos données vous appartiennent, peu importe l'endroit où elles sont stockées. Microsoft met à votre disposition un espace de stockage en ligne, mais au sein de cet espace vos données sont chiffrées et ne sont pas accessibles par les techniciens Microsoft. Vous seul avez accès à vos données.

D'autre part, là où vous êtes seul garant de la sécurité des données hébergées dans vos locaux, Microsoft a recruté plusieurs équipes d'ingénieurs dédiées au maintien et au renforcement de la sécurité de ses data centers. Les moyens de Microsoft leur permettent de mettre en place des dispositifs qui ne sont traditionnellement pas accessibles aux PME et PMI, et ainsi d'offrir la meilleure protection à vos données.

Nous avons conscience que la sécurité des données est au cœur des préoccupations des sociétés lors d'une migration vers le cloud, pour obtenir plus d'information sur les dispositifs mis en place par Microsoft, vous pouvez consulter cette page.

4 - Office 365 rend mes données vulnérables !

Idée reçue #5 - Office 365 c'est compliqué !

Choisir le ou les plans les plus adaptés à votre entreprise, vérifier les compatibilités produit, être en règle avec le licencing Microsoft, respecter un cahier des charges précis, migrer sa messagerie sans interruption de service...

Pour faciliter votre transition et vous assurer de faire les meilleurs choix, faites-vous accompagner par nos équipes dans vos démarches, du lancement de votre réflexion à l'activation de vos licences, ainsi que dans les changements de plans qui suivront les évolutions de votre entreprise. Compufirst Cloud peut même assurer le support de vos licences Office 365 !

Caroline - Software

Par Caroline

Spécialiste Software

Traductrice Licensing‹-›Français, j'aime remettre les besoins, usages et enjeux métier au cœur des projets informatiques de mes clients.


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