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Jadis réservées aux grands comptes, les solutions GED séduisent désormais les structures de taille moyenne. Les PME sont en effet de plus en plus nombreuses à adopter ces solutions d'archivage de documents.
Qu'est-ce qu'au juste la GED ?
Et quels profits peut tirer une PME de cette technologie ?
C'est ce que nous allons voir ensemble...
Le GED ou gestion électronique des documents, englobe l'ensemble des outils et des techniques permettant de dématérialiser, classer, gérer, et stocker les documents électroniques.
La GED a donc pour fonction d'organiser et de gérer des informations et des documents au sein d'une entreprise ou d'une collectivité.
Cette méthode d'archivage se fait grâce à des scanners GED, qui convertissent en images numériques vos courriers, documents de gestion, factures, bulletins de paye et autres documents papiers...
Une fois numérisés, ces documents sont consultables sous forme d'images ou de textes.
Numériser vos documents sous format électronique, vous permet de gagner un espace non négligeable au sein de vos locaux.
Avec la GED, fini le traditionnel placard à archives !
La GED permet une indexation claire de vos dossiers et facilite le travail collaboratif.
Une fois mis en réseau via un intranet documentaire, les membres de votre entreprise pourront les partager et les consulter instantanément.
La consultation peut même se faire à distance via un extranet. Vos documents pourront alors être consultés et partagés simultanément : chose impossible avec un archivage traditionnel !
Certaines solutions intègrent un moteur de recherche interne ce qui facilite la consultation de vos documents numérisés. Une simple recherche par mots clés, et vous trouvez votre bonheur !
Fini le temps des recherches à la main dans les dossiers et autre lieu de stockage !
Mettre votre entreprise à la GED n'est pas seulement responsable ou vert : c'est avant tout intelligent et économique !
Vous réduirez la masse de papier allouée à votre gestion administrative, ainsi que le nombre de vos impressions, et de vos déchets (cartouches d'encre ou toners vides...).
Les scanners sont les outils utilisés pour la gestion électronique des documents.
Ils sont dotés de technologies et caractéristiques de pointe dans le but de faciliter votre gestion documentaire quotidienne.
Les scanners GED sont en général équipés de logiciels de reconnaissance optiques. Ils traduisent en fichiers texte les images scannées contenant des données écrites. Ils allègent ainsi leur poids en les convertissant au format Word ou PDF.
Cette technologie vous fait gagner un temps considérable en numérisant en un passage les deux côtés des documents à scanner.
Mettre en réseau votre scanner vous évite de devoir dédier un poste spécialement à la numérisation. Le document est ainsi stocké sur le réseau, ou envoyé directement dans votre boîte mail.
En cas de gros volumes à scanner, il se peut que des pages blanches se glissent dans les documents à numériser. Elles sont automatiquement supprimées à la numérisation.
Tout comme les imprimantes, la performance d'un scanner s'exprime en ppm, ce qui correspond au nombre de pages numérisées à la minute.
Ces options facilitent grandement votre gestion documentaire. Les scanners peuvent par exemple détecter et supprimer les couleurs sur les documents.
Bon à savoir :
Un document électronique écrit est admis en preuve au même titre qu'un document papier, sous réserve que "la personne dont il émane puisse être identifiée et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à garantir son intégrité".
(Article 1315-1 du Code Civil)
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