La rubrique Conseils - La technologie expliquée aux professionnels !
Fiche N°5 - Comment réduire vos coûts d'impression ?

Comment réduire vos coûts d'impression ?

20% des PME ne connaissent pas leur budget lié à l'impression.
Bon nombre d'entreprises ignorent également que les coûts d'impression représentent en moyenne entre 2 et 3% de leur chiffre d'affaires : ce chiffre pouvant représenter  jusqu'à 10%.
Nous allons vous expliquer point par point comment réduire vos coûts d'impression de 30 à 40%.

Qu'entend-t-on par coûts d'impression ?

La première chose qui peut venir à l'esprit quand on parle de «coûts d'impression» est évidemment la notion de coûts des consommables : encre, toner, papier, pièces d'usure (pour les imprimantes laser).
A ces coûts, s'ajoutent aussi les services de maintenance de votre imprimante ainsi que le coûts d'acquisition de cette dernière.

Réduire vos coûts d'impression : oui mais comment ?

» L'analyse de votre parc d'impression actuel

La première chose à faire est une analyse précise de votre parc d'impression actuel.
Faire un état des lieux de vos solutions, vous permettra ainsi de l'optimiser à moyen terme.

Vous pouvez commencer par faire un inventaire strictement matériel :

- Le nombre d'imprimantes, le type d'impression réalisé, et le nombre approximatif de pages imprimées chaque mois (le nombre de ramettes de papier utilisées par mois peut vous servir d'indicateur).

Vous pouvez aussi lister les besoins utilisateurs

- Combien d'utilisateurs pour combien de machine ?
- Leurs besoins sont-ils homogènes (impression noir et blanc ou couleur) ou spécifiques (impression en qualité photo, etc...) ?
Quelles fonctions annexes vos collaborateurs utilisent-ils ? (photocopie, scanner, fax, etc...)

Une fois cet inventaire réalisé vous pourrez alors pointer du doigt les dysfonctionnements et évaluer la marge d'optimisation de votre parc d'impression.

Exemple pratique : vous constatez que beaucoup de vos collaborateurs disposent d'imprimantes individuelles. Ceci peut entrainer 2 problèmes : un problème de surcoût d'approvisionnement des consommables, surtout si vos modèles d'imprimantes sont hétérogènes ou obsolètes, et un problème d'espace puisque cela entraine une perte de place dans vos locaux.

» L'harmonisation de votre parc d'imprimantes

Harmoniser votre parc en réduisant judicieusement le nombre de vos machines peut permettre de réduire vos coûts d'impression de manière notable.
L'achat d'une imprimante «centrale» peut être une solution adéquate. Cette machine plus récente sera d'une part, moins gourmande en consommables et en énergie et sera d'autre part plus adaptée à un usage collaboratif.

Exemple d'optimisation de parc

Bon à savoir :
Contraindre ses collaborateurs à aller chercher leur documents imprimés les incite à moins imprimer, augmentant ainsi les économies d'impression !

Pour autant, certaines situations nécessitent cependant le recours à des imprimantes personnelles. Certains dirigeants ou collaborateurs peuvent considérer important d'avoir leur propre machine. Pour ceux imprimant des documents à données sensibles ou confidentielles cela peut être même impératif.

Bon à savoir :
Sur ce point, il est cependant à noter que de nombreux modèles d'imprimantes multifonctions intègrent un système de confidentialité par utilisateur.

Les réponses matérielles

» Rationnaliser ses coûts d'impression

Le choix d'un nouveau matériel est un levier déterminant pour rationnaliser vos coûts d'impression.
Ces solutions étant très nombreuses, il est primordial de choisir la solution en cohérence avec vos besoins...

En effet acquérir une imprimante multifonction départementale pour un usage personnel et occasionnel ne présenterait que peu d'intérêt. Au contraire, dans le cas d'un usage collaboratif, priver vos équipes d'un tel matériel au profit d'une simple imprimante jet d'encre risquerait de faire monter en flèche vos coûts d'impression.

Bon à savoir :
La technologie recto-verso pour réduire vos coûts : Imprimer en recto-verso peut vous permettre de diviser par 2 votre budget papier !

Les réponses financières

» Rationnaliser ses coûts d'impression

Actuellement, bon nombre d'entreprises répartissent leur budget impression entre différents services : l'achat des imprimantes incombant au service informatique, celui des consommables aux services administratifs...
Cette répartition complique considérablement la gestion comptable et l'évaluation des coûts d'impression.
Opter pour une solution financière facilitera considérablement la gestion comptable de votre futur parc d'imprimantes, en rassemblant sous un seul contrat l'ensemble des dépenses liées à votre impression au quotidien.

Le point sur les forfaits d'impression

» Le contrat de facturation à la page

Le contrat de facturation à la page s'appuie sur le nombre réel de pages consommées.
Les prix à la page sont négociés à l'avance, avec généralement, une clause sur le nombre minimum de pages à consommer dans le mois et une part forfaitaire pour la location financière de la machine ainsi que pour la maintenance.
Le gros avantage de ce type de contrat est une maîtrise totale de vos coûts d'impressions.
Ce type de contrat existe sur la plupart des modèles, du modèle multifonction à usage collaboratif, à la simple imprimante personnelle.

» Les forfaits d'impression tout compris

Le forfait d'impression tout compris est un contrat pouvant s'apparenter aux contrats de téléphonie mobile. C'est un contrat mensuel s'étalant généralement sur 36 mois.
Ce forfait mensuel est «tout compris» et son montant fixe.
Il comprend :
- la livraison et l'installation du matériel dans vos locaux
- la formation pour une prise en main de votre nouveau matériel
- la livraison périodique de vos consommables l'assistance technique tout au long de votre contrat

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Saviez-vous que vous pouvez réduire de 30 à 40% vos coûts d'impression ?

réduction des coûts d'impression

Bon à savoir :
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